Un processus simple en 3 étapes pour numériser vos processus RH

La direction des ressources humaines joue un rôle essentiel dans le recrutement, la formation et la rétention des collaborateurs. Mais malgré son rôle stratégique dans chaque métier, la DRH est globalement en retard en termes de digitalisation des processus.

En fait, les RH continuent d’utiliser du papier pour un grand nombre de documents tout au long de la relation entre l’entreprise et l’employé. Ces formalités papier doivent ensuite être saisies à nouveau manuellement dans les systèmes informatiques de l’entreprise afin de centraliser et sauvegarder les informations ou pire encore, les imprimer, les numériser et les mettre dans des classeurs. Le résultat est un processus long et long qui empêche les RH de se concentrer sur leur cœur de métier: le recrutement et l’accompagnement des collaborateurs dans leur développement au sein de l’entreprise.

Pourquoi et comment numériser les processus RH?
Ce n’est plus une surprise: la technologie a changé notre société. Le monde professionnel a été profondément remodelé pour adopter de nouvelles façons de travailler, mobiles et flexibles, et il a créé un nouvel environnement professionnel qui mélange générations et compétences.

Pour éviter le chaos entre l’entreprise et les salariés, la DRH doit se réinventer. En adoptant de nouvelles technologies, les RH s’efforcent de simplifier les processus de recrutement mais aussi d’accompagner, de former et de fidéliser les collaborateurs.

Ne laissez pas les processus et les documents obsolètes empêcher votre entreprise d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Si vous vous demandez comment numériser et automatiser davantage de vos processus RH, voici trois étapes simples pour vous aider à démarrer.

Étape 1. Commencez par analyser votre processus RH actuel
Avant d’optimiser votre processus RH, vous devez savoir comment cela fonctionne aujourd’hui. Les documents impliqués dans le cycle de vie d’un employé sont nombreux et il existe différents processus et formalités pour gérer chacun d’entre eux.

Pour transformer les formalités papier à l’aide de solutions cloud, il est impératif de procéder par étapes: identifier les points problématiques et établir un ordre de priorité. Pour ce faire, vous devrez évaluer les avantages potentiels de la numérisation de chaque processus en fonction du temps et des efforts nécessaires à sa mise en œuvre. Cette liste de priorités deviendra votre feuille de route pour votre processus d’optimisation RH.

Étape 2. Simplifiez vos recrutements en numérisant vos documents
Le recrutement est une étape importante dans la vie des employés. C’est aussi la première impression qu’ils ont de votre entreprise. Ne repoussez plus les talents avec des documents papier et n’encombrez plus vos processus.

En envoyant par e-mail des contrats de travail que les candidats doivent imprimer, signer manuellement, numériser et renvoyer par e-mail, vous créez une image d’une entreprise déconnectée de la réalité. La mise en place de solutions cloud vous permet de moderniser votre flux documentaire et ainsi d’accélérer le processus de recrutement.

Dans le même temps, vous offrez une expérience optimale à vos candidats qui pourront consulter leur contrat de travail plus rapidement. En effet, le contrat de travail est le document le plus important du processus de recrutement. Les candidats le lisent généralement très attentivement, ils l’envoient à leur syndicat pour le lire et le vérifier également. Si vous leur envoyez ce contrat rapidement, ils pourront le transmettre à leurs syndicats le même jour et finalement accepter votre proposition plus rapidement et rejoindre votre entreprise dès que possible.

Étape 3. Choisissez la signature électronique pour réduire vos coûts administratifs
Ce n’est pas une tâche facile d’embaucher des employés, mais il est encore plus difficile de les retenir. C’est pourquoi l’automatisation numérique des documents ne doit pas s’arrêter à la manipulation de base, elle doit s’étendre à chaque document qui marque le parcours de l’employé.

En faisant cela, vous pouvez réduire la charge administrative du département RH et simplifier considérablement les procédures pour vos employés. Vous n’aurez plus besoin de voir des personnes en face à face pour obtenir une signature et vous pourrez automatiser les rappels et assurer la signature des documents nécessaires à la conformité de l’entreprise. Les outils numériques sont plus faciles à gérer, à réviser et à mettre à jour que les documents papier.

En plus de sa simplicité, la numérisation de la signature des documents internes offre une meilleure expérience pour les employés. Ils peuvent signer des documents aussi importants que la mise à jour des avantages salariaux, une demande de formation, un entretien annuel ou une simple demande de congé annuel.

En conclusion, la numérisation de vos processus RH créera non seulement une meilleure image de votre entreprise en phase avec la technologie moderne, mais vous donnera également un avantage concurrentiel dans votre secteur. Sans même mentionner combien vous économiseriez en ressources et en argent. En ce qui concerne vos employés, ils bénéficieraient d’un processus de recrutement et d’intégration plus fluide et plus facile, qui sera également soutenu par une sécurité et une conformité accrues dans toute l’entreprise. Alors qu’est-ce que tu attends? Faites le premier pas aujourd’hui!

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